Sie wissen es aus eigener Erfahrung: Das Onboarding verläuft meist alles andere als entspannt. Dies gilt nicht nur für neue Mitglieder in einem bestehenden Team, sondern auch für die mit dem Onboarding-Prozess betrauten Mitarbeiter.
Aufgrund der durch das Infektionsgeschehen bedingten Verlagerung des Arbeitsplatzes in das Homeoffice hat sich dieser Prozess der Teamintegration verändert. Plötzlich sieht sich das Personalmanagement mit der Herausforderung konfrontiert, die Integration des Teams aus der Ferne zu managen. Das neue Teammitglied wiederum steht vor der Aufgabe, sich erfolgreich in die soziokulturellen Strukturen eines Unternehmens einzuleben. Mehr dazu in diesem Blogbeitrag, in dem Sie erfahren werden, wie Sie das Onboarding für Ihre neuen Mitarbeiter im Homeoffice erfolgreich gestalten können.
Was ist Onboarding im Homeoffice?
Grundsätzlich hat das Onboarding die Aufgabe, den Prozess von der Einstellung über die Eingliederung bis zur Einarbeitung zu begleiten. Das allgemeine Ziel dieses „an Bord nehmen“ besteht darin, dass die neuen Mitarbeiter im Unternehmen gut aufgenommen werden und sich in guten Händen fühlen. Das Onboarding dient also dem Interesse des Unternehmens, indem die neuen Mitarbeiter so schnell wie möglich befähigt werden, einsatzbereit zu sein.
Das Onboarding im Homeoffice geht begrifflich auf die besonderen Schwierigkeiten dieser unternehmerischen Willkommenskultur in einer Fernbeziehung ein. In diesem Zusammenhang stellt die in großen Teilen ferngesteuerte Begleitung neuer Mitarbeiter, die sich auf menschlicher und kultureller Ebene schnell im Unternehmen einleben sollen, erheblich höhere organisatorische Anforderungen.
Onboarding im Homeoffice: Die geänderte Situation bei der Aufnahme einer neuen Tätigkeit
Es kann davon ausgegangen werden, dass 20 Prozent der Wirtschaft weltweit bereits digital ist. Dies bedeutet, dass die Anforderungen an die Verwaltung der Prozesse des Onboardings insbesondere im Bereich Homeoffice zunehmend bedeutender werden.
Dies zeigt sich auch daran, dass das Onboarding im Bereich Homeoffice in letzter Zeit immer häufiger als „Remote Onboarding“ bezeichnet wird. Darin kommt zum Ausdruck, dass die Bedeutung einer guten Planung und Vorbereitung der Onboarding-Phase von den Personalverantwortlichen kaum zu überschätzen ist.
Defizite in der Organisation wirken sich hier viel stärker aus als bei einer herkömmlichen Lösung. So kann beispielsweise die Bereitstellung eines Notebooks mit firmenspezifischem Equipment nicht en passant von der Servicetechnik geliefert werden, sondern muss „out of the box“ funktionieren.
Worauf sollte man beim Onboarding im Homeoffice achten?
Mit der Verlagerung des Arbeitsplatzes vom Firmenbüro zum Home Office, die durch die Pandemie noch verstärkt wurde, hat sich auch der Einarbeitungsprozess verändert. Denn im Mittelpunkt der technischen Anforderungen des Onboardings über einen Homeoffice-Arbeitsplatz steht die kommunikative Anbindung an das Unternehmen. Hierbei hat sich der VPN-Zugang zum Firmennetzwerk als Standard etabliert. Dies gilt insbesondere für den Onboarding-Prozess, bei dem neue Teammitglieder von Anfang an fast ausschließlich virtuell eingebunden sind.
Technische Voraussetzungen
VPN ist die Abkürzung für „Virtual Private Network“. Aufgrund seiner besonderen Bedeutung bei der Fernanbindung der Mitarbeiterschaft an das Unternehmen spielt die Berücksichtigung dieses technologischen Standards beim Homeoffice-Onboarding eine kaum zu unterschätzende Rolle. Denn VPN ist der technologische Standard für die Verbindung von Hardware und Software mit Geräten wie PCs, Servern und Smartphones über das Internet.
Bei dieser Technologie wird ein sogenannter VPN-Tunnel zur Verbindung eines privaten Netzwerks zwischen dem lokalen Rechner des Mitarbeiters im Homeoffice als VPN-Client und einem zentralen VPN-Server im Unternehmen bereitgestellt. Damit werden für den User im Homeoffice die Voraussetzungen geschaffen, die beruflichen Belange über die Verwendung des Firmennetzwerks zu erfüllen. So kann der Zugriff auf die technische Peripherie sowohl im Homeoffice selbst als auch über die Einrichtungen am Firmenstandort erfolgen.
Die Einrichtung eines VPN-Clients kann durch Ausrollen über eine Fernwartungssoftware erfolgen. Produktives Arbeiten mit dem Firmen-PC im Homeoffice ist fast sofort möglich, denn typische Installationen sind innerhalb von 10 Minuten abgeschlossen. Für Anwender mit erhöhten Sicherheitsanforderungen ist es ratsam, Lösungen mit solchen Hardware-Firewalls zu bevorzugen, bei denen die VPN-Funktionalität bereits integriert ist.
Dabei ist gleichwohl der menschlichen Seite eines noch nicht routinierten Mitglieds eines Teams die nötige Aufmerksamkeit zu schenken: Wenn der Benutzer an seinem PC im Homeoffice nicht daran gedacht hat, ein VPN aufzubauen, gibt es dann selbstverständlich auch keinen Connect zum Unternehmen. Insbesondere bei terminkritischen Vorgaben sind daher bei der Synchronisation der Teamarbeit gewisse Karenzzeiten einzuplanen.
Kollegenzusammenhalt fördern
Die folgenden Punkte sind Voraussetzungen für ein erfolgreiches Teambuilding:
- Schaffen Sie klare Strukturen und setzen Sie sich realistische Ziele.
- Nehmen Sie sich Zeit für die Einarbeitung des neuen Mitarbeiters und stellen Sie sicher, dass alle relevanten Informationen zur Verfügung stehen.
- Kommunizieren Sie offen und transparent, sodass der Austausch zwischen allen Beteiligten reibungslos verläuft.
- Achten Sie auf den Austausch mit den Kollegen: Denken Sie an virtuelle Coffee Breaks oder andere Events, um den teambildenden Charakter des Onboardings zu unterstreichen.
- Legen Sie den Fokus auf die positiven Aspekte und nutzen Sie die Chance, das Team zu stärken und enger zusammenzuschweißen.
Transparente Aufgaben
Als informeller Paragraph: Beachten Sie bei der Planung Ihres Onboarding-Prozesses im Homeoffice folgende Punkte, damit es zu einem rundum gelungenen Start ins neue Berufsleben kommt:
- Legen Sie den Fokus auf die Kommunikation: Klären Sie offene Fragen so früh wie möglich und stellen Sie regelmäßig Kontakt her.
- Erstellen Sie einen umfassenden Arbeitsplan: Damit Ihr neuer Kollege weiß, welche Aufgaben auf ihn warten und was genau von ihm erwartet wird.
- Nehmen Sie Rücksicht auf technische Hürden: Nicht jeder Mitarbeiter ist mit dem Arbeiten im Homeoffice vertraut – unterstützen Sie ihn bei technischen Fragen und zeigen ihm, welche Tools für die Zusammenarbeit nützlich sein können.
- Erstellen Sie einen umfassenden Arbeitsplan: Damit Ihr neuer Kollege weiß, welche Aufgaben auf ihn warten und was genau von ihm erwartet wird, sollten Sie gemeinsam einen Arbeitsplan erstellen. Dabei ist es wichtig, dass die Ziele realistisch und zeitlich gut einzuordnen sind.
Tipps für das Onboarding im Homeoffice
Virtuelles Willkommen
Die Aufgabe besteht darin, die neuen Teammitglieder virtuell zu begrüßen. Sie wollen, dass sich die frischgebackenen Mitarbeiter wohlfühlen, sich auf ihren neuen Arbeitsplatz freuen. Sie wünschen sich, dass eine Identifikation mit dem gemeinsamen Unternehmen stattfindet. Schaffen Sie Ersatz zum direkten Austausch und dem Kennenlernen in der Kantine und geben Sie online ein Gefühl für das neue Arbeitsumfeld. Dies beginnt mit einer virtuellen Begrüßung.
Meilensteine setzen
Um sicherzustellen, dass die neuen Mitarbeiter in definierter Zeit zur Einsatzbereitschaft befähigt werden, ist die Bedeutung einer guten Planung und Vorbereitung der Onboarding-Phase nicht zu unterschätzen. Hierzu empfiehlt es sich, Meilensteine zu setzen. Diese könnten zum Beispiel als erster Arbeitstag, erste Woche, erster Monat und erste hundert Tage definiert werden.
Ein klar strukturiertes Onboarding-Programm erstellen
Bevor Sie mit dem eigentlichen Onboarding-Prozess beginnen, sollten Sie zunächst ein klar strukturiertes Onboarding-Programm erstellen. Dieses sollte alle notwendigen Schritte und Aufgaben enthalten, die für das neue Teammitglied und die für das Onboarding zuständigen Mitarbeiter relevant sind.
Kommunikation ist alles – auch beim Onboarding im Homeoffice
Eine gute Kommunikation ist beim Onboarding besonders im Homeoffice entscheidend. Damit alle Beteiligten stets auf dem gleichen Stand sind, sollten regelmäßige Kommunikations- und Abstimmungsgespräche stattfinden. Idealerweise wird dafür ein spezieller Kommunikationskanal, wie beispielsweise ein Chat oder eine Online-Plattform, eingerichtet.
Flexibilität ist beim Onboarding Trumpf – auch im Homeoffice
Da sich die Arbeitssituationen der Beteiligten häufig ändern können, sollten auch die Onboarding-Maßnahmen entsprechend angepasst werden. Dabei ist es wichtig, sowohl die Bedürfnisse des neuen Teammitglieds als auch die der für das Onboarding zuständigen Mitarbeiter zu berücksichtigen.
Zeitmanagement ist beim Onboarding entscheidend – auch im Homeoffice
Es ist selbstverständlich, wird aber deshalb gerne unterschätzt: Ein gutes Zeitmanagement ist beim Onboarding im Homeoffice entscheidend. Damit der Prozess reibungslos verläuft und keine Unklarheiten entstehen, sollten alle Beteiligten ihre Zeit sorgfältig planen. Idealerweise wird hierfür ein gemeinsames Zeitschema erstellt, an dem sich alle orientieren können.
Die richtige Einstellung ist beim Onboarding entscheidend – auch im Homeoffice
Um den Prozess erfolgreich abschließen zu können, sollten sowohl das neue Teammitglied als auch die für das Onboarding zuständigen Mitarbeiter bereit sein, sich vollkommen auf die Aufgabe zu konzentrieren und alles zu geben. Seien Sie motiviert!
Fazit
Der Eintritt in ein neues Arbeitsverhältnis stellt immer eine große Herausforderung für das Unternehmen und den neuen Mitarbeiter dar. Dies gilt umso mehr für das Onboarding für das Homeoffice. Dennoch ist es möglich, ein entspanntes Onboarding auch im Homeoffice zu realisieren. Mit den hier vorgestellten Tipps und Tricks wird es Ihnen gelingen. Herzlich willkommen an Bord!
