Sachbezüge für die eigenen Mitarbeiter sind heutzutage in vielen Unternehmen übliche Praxis. Kein Wunder, denn Aufmerksamkeiten und Geschenke stimmen Mitarbeiter zufrieden und sorgen für eine engere Bindung zu der Firma, die sie beschäftigt. Auch für die Mitarbeiter selbst ergeben sich Vorteile, etwa dann, wenn durch die Sachbezüge privater Konsum vorweggenommen werden kann. Eine Form dieser Geschenke kann sich zum Beispiel in Mitarbeiterrabatten äußern. Welche steuerlichen Regeln hierbei zu beachten sind und unter welchen Voraussetzungen der Mitarbeiterrabatt steuerfrei ist, erfahren Sie in diesem Beitrag.
Wichtige Regelungen rund um Personalrabatte
Als geldwerter Vorteil, oftmals auch unter dem Begriff Sachbezüge bekannt, werden alle Leistungen des Arbeitgebers an seine Arbeitnehmer bezeichnet, die nicht monetär zugewendet werden. Zu diesem zusätzlichen Gehaltsbestandteil werden unter anderem folgende Bezüge gezählt:
- Geschenke,
- Dienstautos,
- Fahrtkostenzuschüsse,
- Dienstwohnungen,
- Gutscheine,
- Mitarbeiterrabatte für Produkte aus dem unternehmenseigenen Sortiment oder auch
- Sozialleistungen, die über die gesetzlich verpflichtenden Beiträge zur Kranken-, Renten-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung hinausgehen.
Für all diese genannten Sachbezüge gilt, dass sie von den Mitarbeitern als Einnahme zu versteuern sind. Für die korrekte Durchführung der Besteuerung hat allerdings der Arbeitgeber Sorge zu tragen. Je nachdem, welche Geschenke Mitarbeiter erhalten, existieren voneinander abweichende steuerliche Regelungen.
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Generelle Regelung
Für die Mehrzahl der existierenden Sachbezüge gilt seit Anfang 2022 eine sogenannte Freigrenze von 50 € (vorher: 44 €) pro Monat und Mitarbeiter. Wichtig: Freigrenze und Freibetrag sind zwei voneinander zu unterscheidende Fachtermini aus dem deutschen Steuerrecht. Sobald eine Freigrenze um 0,01 € überschritten wird, ist der komplette Betrag zu versteuern. Oder anders formuliert: Erhält ein Mitarbeiter im Januar einen geldwerten Vorteil im Wert von 50,00 €, ist dieser vollständig steuerbefreit.
Hat der im Februar ausbezahlte Sachbezug einen monetären Gegenwert von 50,01 €, muss der Arbeitnehmer hingegen den gesamten Betrag auf seiner Lohnabrechnung versteuern. Bei einem Freibetrag ist nur die ebendiesen übersteigende Differenz zu versteuern. Näheres dazu folgt im gesonderten Absatz „Rabattfreibetrag“.
Ausnahmen
Zum zuvor geschilderten Vorgehen existieren zahlreiche Ausnahmen. Ein Dienstfahrzeug ist ein solcher Sonderfall. Sofern dieses auch# privat genutzt wird, handelt es sich auch um einen geldwerten Vorteil. Das Steuerrecht sieht hierbei vor, dass pro Monat ein Prozent des Bruttolistenpreises als zusätzliches Arbeitseinkommen der Einkommenssteuer unterliegt. Zudem sind weitere 0,03 Prozent des Listenpreises pro Kilometer der einfachen Strecke zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zum Einkommen hinzuzurechnen. Folgendes Berechnungsbeispiel soll das Vorgehen noch einmal illustrieren:
- Bruttolistenpreis des Fahrzeugs: 50.000 €, Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte: 30 km. Für die Privatnutzung werden somit 50.000 € * 0,01 = 500 € pro Monat angesetzt; auf die Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte entfällt ein zusätzlich zu versteuernder Lohn in Höhe von 50.000 € * 0,0003 * 30 = 450 €.
Falls Mitarbeiter mit ihrem eigenen Kfz oder mit nicht-öffentlichen Verkehrsmitteln anreisen, kann der Arbeitgeber ihnen einen sogenannten Fahrtkostenzuschuss von 0,30 € pro Arbeitstag und Kilometer anbieten. Dieser unterliegt entweder einem pauschalen Lohnsteuersatz von 15 % oder dem individuellen Einkommenssteuersatz.
Gesundheitsvorsorge
Für Maßnahmen zur Gesundheitsvorsorge gilt ein Freibetrag von 600 € pro Jahr und Mitarbeiter, den der Arbeitgeber steuerfrei zuwenden darf. Nur der 600 € übersteigende Betrag zählt als steuerpflichtiges Arbeitseinkommen. Für welche gesundheitsfördernden Angebote der Freibetrag ausgeschöpft werden darf, kann im Präventionsleitfaden des GK-Spitzenverbandes nachgelesen werden.
Persönlicher Anlass
Einen weiteren Sonderfall stellen Mitarbeitergeschenke dar, für die ein persönlicher Anlass vorliegt. Hierzu zählen in erster Linie Geburtstage, Hochzeiten, Eheschließungen oder ähnliches. Für solche Anlässe gewährt der Fiskus eine erhöhte Freigrenze von 60 € pro Monat und Mitarbeiter.
Keinen geldwerten Vorteil stellen übrigens folgende Sachleistungen dar: Diensthandys, Parkplätze am Arbeitsplatz, Weiterbildungen mit Bezug zum jeweils ausgeübten Beruf sowie Getränke und kleinere Snacks am Arbeitsplatz. Auch Arbeitskleidung gehört zu dieser Gruppe, sofern sie nicht privat getragen werden kann und ausschließlich für den beruflichen Einsatz gedacht ist (z. B. Uniformen).
Rabattfreibetrag
Eine zusätzliche Ausnahme zur Freigrenze von 50 €, der wir einen separaten Abschnitt widmen möchten, ist der sogenannte Rabattfreibetrag in Höhe von 1.080 € pro Jahr und Mitarbeiter. Dieser greift, sofern Personalrabatt auf vom Arbeitgeber produzierte Waren oder Dienstleistungen gewährt wird. Praktische Beispiele wären der Erwerb eines neuen Fernsehers von einem Mitarbeiter eines Elektronikfachhandels oder der Kauf eines Neuwagens von einem Autohaus-Angestellten.
Ermittlung des Freibetrages
Die Berechnung des Rabattfreibetrags gestaltet sich etwas kompliziert. Denn dieser wird ermittelt, indem der Zahlbetrag des Beschäftigten vom sogenannten Geldwert des Sachbezuges subtrahiert wird. Ein Beispiel soll das Verfahren veranschaulichen.
- Ein Elektrofachmarkt gewährt seinen Beschäftigten einen Rabatt in Höhe von 20 % auf das gesamte Sortiment.
- Eine Mitarbeiterin des besagten Elektrofachmarktes plant die Anschaffung eines neuen Fernsehers im Geschäft ihres Arbeitgebers. Der Bruttoverkaufspreis beträgt 2.500 €.
- Hiervon sind zunächst vier Prozent, also 2.500 € * 0,04 = 100 € pauschal abzuziehen, um den Geldwert des Sachbezuges zu errechnen. Dieser beläuft sich auf 2.500 € – 100 € = 2.400 €.
- Der Mitarbeiterrabatt von 20 % auf den ursprünglichen Bruttoverkaufspreis entspricht einem Betrag von 500 €. Die Mitarbeiterin zahlt somit nur 2.500 € – 500 € = 2.000 €.
- Der Geldwerte-Vorteil errechnet sich nun, indem der Zahlbetrag vom Geldwert des Sachbezuges abgezogen wird. Also: 2.400 € – 2.000 € = 400 €.
- Da der Geldwerte-Vorteil klar unter der Freigrenze von 1.080 € liegt, ist der Mitarbeiterrabatt steuerfrei.
- Wie bereits erwähnt, würde das Überschreiten des Freibetrages dazu führen, dass nur der über 1.080 € hinausgehende Betrag der Einkommenssteuer unterliegt.
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Wieso eignen sich Mitarbeiterrabatte für Unternehmer?
Mitarbeiterzufriedenheit
Mitarbeiterrabatte zählen zu den sogenannten Corporate Benefits, auch Mitarbeitervorteile genannt. Hierunter versteht man Zusatzleistungen des Arbeitgebers, die über die Lohn- oder Gehaltszahlung hinausgehen. Der virulente Fachkräftemangel sorgt dafür, dass sich qualifizierte Arbeitnehmer bei der Suche nach einem Arbeitsplatz oftmals in einer überlegenen befinden und die sprichwörtliche Qual der Wahl haben. Unternehmen müssen daher ein hohes Maß an Kreativität an den Tag legen, um sich von Mitbewerbern abzuheben.
Doch nicht nur bei Neuanstellungen, sondern auch beim Binden von bereits vorhandenen Leistungsträgern an das eigene Unternehmen können Corporate Benefits sinnvoll sein. Neben Mitarbeiterrabatten zählen auch flexible Arbeitszeitmodelle (Home-Office, Gleitzeit, Remote Work), ein eigener Betriebsarzt, unternehmenseigene Fitnessstudios oder Mitarbeiterkantinen zu den Corporate Benefits.
Fazit
Allgemein dienen Mitarbeiterrabatte wie alle Corporate Benefits der allgemeinen Zufriedenheit. Ein großer Vorteil liegt für Beschäftigte insbesondere darin, dass sie Steuern sparen. Wer etwa ohnehin die Anschaffung eines Produktes aus dem Sortiment des eigenen Arbeitgebers geplant hatte, profitiert durch den Rabattfreibetrag von einer Abgabenersparnis im Vergleich zu einer Gehaltserhöhung in gleicher Höhe. Diese Ersparnis betrifft sowohl die Einkommenssteuer als auch die dazugehörigen Sozialabgaben.
Zudem bieten die Rabatte, sofern sie erfolgsabhängig an die besten Mitarbeiter vergeben werden, einen Anreiz, sich besonders anzustrengen, frei nach dem Motto: Leistung lohnt sich. Auf diese Art und Weise entsteht ein positiver Flywheel-Effekt. Durch die Corporate Benefits steigt die Motivation der Mitarbeiter, was die Unternehmenskultur fördert und wiederum enorm anziehend auf potenzielle Interessenten wirkt, die ihre neue Tätigkeit im Falle einer Anstellung hoch motiviert starten.
