Wer sich in einer leitenden Position innerhalb eines Unternehmens befindet, der weiß ganz genau, dass sich nicht immer alle wichtigen Geschäftstermine im eigenen Firmengebäude (oder in naher lokaler Reichweite) wahrnehmen lassen. In vielen Firmen gehören daher Geschäftsreisen oft sowohl für leitende Positionen als auch für einfache Mitarbeiter fest zu ihrem Job dazu. Nun kann es natürlich der Fall sein, dass man als Arbeitgeber zum ersten Mal überhaupt eine Geschäftsreise (für sich und die eigenen Mitarbeiter) organisieren muss, und dementsprechend bisher noch nicht wirklich Erfahrungen mit den Planungen von solchen Reisen machen konnte.
Eine Geschäftsreise organisieren
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Doch nicht nur die Planung ist bei einer Geschäftsreise von großer Wichtigkeit, sondern auch noch einige grundlegende Überlegungen im Vorfeld, die sich stark auf die zu treffenden Vorbereitungen der Reise auswirken. Daher sind in diesem Artikel mehrere relevante Aspekte aufgeführt, die bei der Vorbereitung und Organisation einer solchen Geschäftsreise eine wichtige Rolle einnehmen, und dementsprechend auf der Checkliste des Organisators stehen sollten.
Wer kommt mit?
Aufgrund der Tatsache, dass jeder Mensch andere Wünsche und Vorlieben bei Geschäftsreisen hat, gibt es bei diesem Thema kein allgemeines Planungsschema. Als Organisator von so einer Reise empfiehlt es sich jedoch, auf einem physischen oder virtuellen Dokument sämtliche individuellen Vorlieben von allen Leuten festzuhalten, die diese Geschäftsreise antreten.
Auf diese Weise erspart man sich bei der Organisation des Ganzen einiges an Rückfragen und Absprachen. Doch nicht immer lassen sich auch tatsächlich alle Wünsche von jedem einzelnen Reiseteilnehmer erfüllen. Wie viele dieser Wünsche am Ende erfüllt werden können, hängt eng mit den gegebenen Reiserichtlinien (und somit auch mit dem verfügbaren Reisebudget) zusammen.
Wer übernimmt die Planung?
In der Regel wird die Planung einer Geschäftsreise vom Sekretariat, oder den Assistenten des Arbeitgebers übernommen. Manche Unternehmen entscheiden sich aber auch dafür, diese Organisation von einem externen Dienstleister durchführen zu lassen, der mit dem geschäftlichen „Travel Management“ betraut wird. Bei der Planung herrscht im Regelfall immer sehr viel Abstimmungsbedarf. Insgesamt gibt es dabei stets drei unterschiedliche Personengruppen (Parteien), die bei der Reiseorganisation im Fokus stehen.
Reisenabieter
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Zu diesen Personengruppen gehört unter anderem der Reisende mit seinen individuellen Anforderungen und Wünschen. Die zweite wichtige Partei stellt der Anbieter dar. Hierbei muss vor allem auf die unterschiedlichen Leistungen und Tarife geachtet werden, die sich im Repertoire des Anbieters befinden. Auch die einzelnen Preise, was die Unterkunft und Mobilität während der Reisedauer angeht, sind essenzielle Punkte bei der Wahl eines Anbieters. Die dritte und letzte dieser drei Parteien stellt das Unternehmen selbst dar. Bei der Firma geht in erster Linie um das verfügbare Reisebudget, sowie um weitere spezifische Vorgaben.
Daraus ergibt sich also, dass Assistenzkräfte und Sekretariat-Mitarbeiter bei der Organisation einer Geschäftsreise als Schnittstelle fungieren. Dementsprechend liegt es in der Verantwortung dieser Arbeitskräfte, stets den Überblick über die Planung der Reise zu bewahren.
Wo soll es hingehen?
Ein sehr großer Faktor bei der Organisation von so einer Reise ist das ausgesuchte Reiseziel, da sich damit auch die Entfernung ergibt, die bei der Anreise zurückgelegt werden muss. Auch das Land des Zielorts spielt eine wichtige Rolle (sofern ein Ort im Ausland angesteuert wird). Als Organisator sollte man sich bei diesem Thema unter anderem die folgenden Fragen stellen:
- Sind Impfungen im Vorfeld nötig?
- Gibt es Zeitverschiebung? (bzw. zu erwartender Jetlag)
- Lässt sich der Chef (per E-Mail) erreichen?
- Wie gut ist die Kommunikationstechnik im Zielland ausgebaut?
- Welche Kreditkarten werden in dem Land akzeptiert?
- Ist ein Dolmetscher notwendig?
Aktiviäten planen
Darüber hinaus sollte man sich bei dem ausgesuchten Reiseziel auch anschauen, welche außerbetrieblichen Aktivitäten während dieser Geschäftsreise unternommen werden können. Begibt sich nun beispielsweise die Belegschaft einer Firma auf eine Geschäftsreise nach München, bietet sich unter anderem die „Dachau Concentration Camp Memorial Tour“ für einen freien Nachmittag an. Bei dieser Tour wird das ehemalige Konzentrationslager in Dachau besucht, was vor allem für geschichtsinteressierte Menschen immer eine Reise wert ist. Selbstverständlich bietet die Stadt München aber auch noch andere spannende Freizeitaktivitäten im Rahmen einer Geschäftsreise – gerade in puncto Sightseeing.
Wieso findet die Reise statt?
Dennoch darf man bei allem drumherum nicht vergessen, dass eine Geschäftsreise immer noch ein Arbeitstrip ist, und von daher die Interessen des Unternehmens dabei absolute Priorität haben. Beispielsweise sollten wichtige Geschäftstermine und Meetings auf keinen Fall verpasst werden – auch wenn währenddessen ein großes Angebot an spaßigen Freizeitaktivitäten wahrgenommen werden kann. Als organisierender Arbeitgeber sollte man sich deshalb zu dem Zweck einer Geschäftsreise die folgenden Fragen stellen:
- Warum unternimmt der Chef diese Reise?
- Was ist das Ziel (angestrebte Resultat) dieser Reise?
- Welche Unterlagen müssen auf jeden Fall mitgenommen werden?
- Welche Geschäftspartner wird man kennenlernen?
- Sind Geschenke für ausländische Kollegen angemessen? (Und falls ja: welche?)
Welche Kosten entstehen?
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Wer mit dem Planen einer Geschäftsreise betraut wird, muss sich dabei immer die Kosten-Nutzen-Abwägung vor Augen führen. In aller Regel ist es so, dass ein Unternehmen für einen Businesstrip ein gewisses Budget zur Verfügung hat, dessen Grenze besser nur in Ausnahmefällen überschritten wird. Insofern sollte man daher auf einer Geschäftsreise stets darauf achten, im finanziellen Rahmen zu bleiben. Die Reisekosten lassen sich beispielsweise spürbar verringern, wenn die Buchung der Reise im Internet stattfindet, da sich dort nicht selten wesentlich günstigere Angebote finden lassen als in zahlreichen Reisebüros.
Kooperationen mit Reisepartnern
Es gibt aber noch andere Methoden, um die finanziellen Belastungen durch eine Dienstreise zu senken. Dazu gehört unter anderem die Nutzung von Flugmeilen – was sich vor allem dann lohnt, wenn regelmäßige Businessreisen fest zur Arbeit in einer Firma dazugehören. Auf Dienstreisen lassen sich jedoch nicht nur in Fluggesellschaften derartige Bonussysteme finden, sondern auch in vielen Hotelketten. Von daher könnte es sich für routinierte Dienstreisende durchaus lohnen, für die Übernachtungen auf solchen Reisen immer auf die gleiche Hotelkette zu setzen, um wertvolle Punkte für zukünftige Ersparnisse zu sammeln.
Wie lange soll die Reise dauern?
Ein weiterer wichtiger Aspekt bei dieser Thematik ist die (geplante) Dauer der Dienstreise. Zum einen sollten sämtliche wichtigen Geschäftstreffen und Veranstaltungen während des Aufenthalts wahrgenommen werden können, und zum anderen sollten die mitreisenden Mitarbeiter auch noch genügend Zeit und Gelegenheiten für außerbetriebliche Aktivitäten zur Verfügung haben. Außerdem soll der Arbeitsbetrieb für die Zeit der Reise nicht stillstehen, weshalb auch dafür im Vorfeld einiges an Organisation betrieben werden muss. Dementsprechend sollte man sich als Planer unter anderem die folgenden Fragen stellen, was die geplante Dauer der Dienstreise angeht:
- Was muss vor der Reise alles besprochen werden?
- Wer vertritt den Chef?
- Welche Aufgaben lassen sich an welche verbleibenden Mitarbeiter verteilen?
- Welche Tätigkeiten können während dieser Reise ruhen?
- Welche Vollmachten müssen vorher noch für wie lange ausgestellt werden?
- Bei welchen Geschehnissen soll der Chef auf der Dienstreise kontaktiert werden?
Welche weiteren Vorbereitungen fallen an?
Sowohl für die Buchung der Reise als auch für das Reservieren von Flugplätzen und Hotelzimmern muss schon relativ viel Organisationsaufwand betrieben werden. In manchen Firmen ist es sogar der Fall, dass Assistenzkräfte nicht nur die Organisation der Reise übernehmen, sondern obendrein auch noch inhaltliche Zuarbeit leisten. Dazu gehört zum Beispiel die Vorbereitung von wichtigen Infomappen, sowie auch die inhaltliche Aufbereitung von bestimmten Themen. Im Folgenden ist daher nochmal übersichtlich aufgeführt, welche Punkte bei welchen Dienstreise-Themen auf jeden Fall organisiert sein sollten:
- Reisedokumente: Personalausweis, Führerschein, Kreditkarte, Hotelreservierungen, Buchungen, Flugtickets, Mietwagen-Reservierungen, Visa (außerhalb der EU)
- Bei Veranstaltungen: Einladungsdokument, Anfahrtsplan, Tagungsunterlagen
- Werbung: Broschüren, Visitenkarten, Handouts, Giveaways
- Geschenke: Entweder Gastgeschenke aus dem eigenen Herkunftsort oder beliebte Geschenke aus dem Zielort.
