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Digitalisierung, Industrie 4.0 und die Verbesserung von Geschäftsprozessen. Solche Schlagwörter kursieren immer wieder durch Nachrichten und Wirtschafts-Blogs. Doch bei manchem Geschäftsinhaber scheinen sie noch nicht ganz angekommen zu sein. Dabei sind sie es, die über Leben und Ableben von Unternehmen entscheiden. Digital abgebildete Prozesse sind das A und O, um sowohl die Produktion effizienter zu machen als auch die Gemeinkosten zu senken. Daher schauen wir uns genauer an, wie das gemeint ist und wie Sie als Unternehmer Ihrer Wettbewerbsfähigkeit einen Boost verpassen.

Digitalisierung von Geschäftsabläufen – welche Vorteile hat das?

Könige der Ineffizienz sind grundsätzlich die Behörden unseres Landes. Bei ihnen ist zu sehen, was der Mangel an Digitalisierung bewirken kann. Sie kennen das sicher: man geht auf ein Amt, aus welchem Grund auch immer. Als erstes muss immer ein Antrag ausgefüllt werden, mit Stift auf Papier. Die Angaben werden dann vom Beamten in einen Computer eingetragen. Ein irrsinniger Aufwand. Manche Ämter bieten Formulare zum Download an. Dort kann man in Word die Daten eintragen und ausdrucken. Anstatt die Zahlen in eine vorgefertigte Maske einzugeben, von der die Daten automatisch weiterverarbeitet werden, wird hier ein riesiger Aufwand kreiert. Klar, dass die Büros voller Leute sind, die dann fleißig Anträge abarbeiten. Mit digitaler Technik könnte man wahrscheinlich 50% von ihnen einsparen.

Dieses Prinzip hinter solchen Problemen ist immer gleich. Oben genanntes Beispiel ist ein Geschäftsvorfall. Es ist eine Transaktion, eine Zirkulation von Daten, Dokumenten oder von materiellen Gütern. Die Frage ist immer nur, wie gut und schnelle solche Transaktionen in einem digitalen Umfeld abgebildet werden. Hier einige weitere Anschauungsbeispiele:

Ein Mitarbeiter entnimmt Material im Lager. Wird das per Scanner automatisch in einem ERP System registriert, so dass der Einkauf auf dem Bildschirm eine Bewegung von Material sieht? Wird eine automatische Nachbestellung ausgelöst? Oder werden Zettel geschrieben, die einmal pro Woche jemand in den Computer eingibt?

Ein Kunde möchte ein Produkt bestellen. Kann er das im Internet machen? Werden die Daten auf Knopfdruck an den Versand und parallel an die Buchhaltung weitergegeben? Oder muss er ein Formular ausfüllen, welches dann per Hauspost durch fünf verschiedene Abteilungen kursiert?

Um solche Dinge geht es bei der Digitalisierung. Ziel ist es immer die jeweiligen Geschäftsabläufe einer Firma zum einen mit Hilfe digitaler Technik zu unterstützen. Zum anderen ist ein Erfassen in einem System hilfreich, weil eingegebene Daten all jene Abteilungen in Echtzeit erreichen, auf die sich eine solche Transaktion auswirkt. Je schneller und einfacher das geht, umso weniger Leute müssen sich um die Verwaltung kümmern und umso schneller kann auch die Produktion optimiert werden.

Digitalisierung – wie am besten vorgehen?

Grundlage einer erfolgreichen Digitalisierung ist immer die passende Software. Wichtig ist, dass sie so viele Vorgänge wir möglich abbilden kann. Es gibt Firmen, die Kaufen ein Programm für die Buchhaltung, eines für die Lagerwirtschaft und wieder ein anderes für die Produktionsplanung. Und dann gibt es Hersteller wie SAP, Oracle oder Zoho. Sie bieten Programme an, mit denen sich alle Bereiche einer Firma in einem Paket vernetzen. Das erspart den Abgleich und den manuellen Transfer der Daten innerhalb der verschiedenen Softwarelösungen.

Somit ist die Reise wohl klar. Jegliche Aktivität in der Firma sollte auf möglichst schnelle Weise digital abgebildet werden. Dabei ist es ideal, wenn all diese Daten in einer Quelle zusammenlaufen, anstatt sich auf viele verschiedene Insellösungen zu verteilen.